Workspaces & Collaborateurs

Travaillez en équipe sur Newbi en créant des workspaces (organisations) et en invitant des collaborateurs. Gérez les rôles, permissions et la facturation par siège.

Capture — Workspaces & Collaborateurs

Qu'est-ce qu'un workspace ?

Un workspace (ou organisation) est un espace de travail partagé où plusieurs utilisateurs peuvent collaborer. Chaque workspace a ses propres données : clients, factures, devis, etc.

Cas d'usage

• Entreprise : Toute l'équipe travaille ensemble
• Cabinet comptable : Un workspace par client
• Agence : Séparer les projets par client
• Freelance : Collaborer avec des assistants

Créer un workspace

Cliquez sur le sélecteur de workspace (en haut à gauche)
Cliquez sur "Nouveau workspace"
Donnez un nom à votre organisation
Renseignez les informations de l'entreprise
Configurez les paramètres initiaux
Invitez vos premiers collaborateurs

Capture — Créer un workspace

Informations du workspace

Données requises

• Nom : Raison sociale de l'entreprise
• SIRET : Numéro d'identification
• Adresse : Siège social
• TVA : Numéro intracommunautaire (si applicable)
• Email : Contact principal
• Téléphone : Numéro de contact

Inviter des collaborateurs

Processus d'invitation

Accédez à Dashboard > Collaborateurs
Cliquez sur "Inviter un collaborateur"
Entrez l'email du collaborateur
Choisissez son rôle
Ajoutez un message personnalisé (optionnel)
Envoyez l'invitation

Flux d'invitation

1. Le collaborateur reçoit un email d'invitation
2. Il clique sur le lien et crée son compte (ou se connecte)
3. Il accepte l'invitation
4. Il accède immédiatement au workspace
5. Un siège supplémentaire est facturé (7,49€/mois)

Rôles et permissions

Newbi propose 4 niveaux de rôles avec des permissions différentes :

Owner (Propriétaire)

Tous les droits

Créateur du workspace. Contrôle total sur l'organisation.

✓ Gérer l'abonnement et la facturation
✓ Inviter/supprimer des membres
✓ Modifier les rôles
✓ Supprimer le workspace
✓ Transférer la propriété
✓ Accès complet à toutes les fonctionnalités

Admin (Administrateur)

Gestion complète

Gestion complète sauf abonnement et suppression du workspace.

✓ Créer/modifier/supprimer factures et devis
✓ Gérer les clients et catalogues
✓ Inviter des membres (rôle Member uniquement)
✓ Accéder aux rapports financiers
✓ Configurer les paramètres
✗ Gérer l'abonnement
✗ Supprimer le workspace

Member (Membre)

Accès standard

Utilisation standard des outils, sans gestion d'équipe.

✓ Créer/modifier ses propres factures et devis
✓ Gérer les clients
✓ Utiliser tous les outils
✓ Voir les rapports
✗ Inviter des membres
✗ Modifier les paramètres
✗ Supprimer des documents d'autres membres

Viewer (Lecteur)

Lecture seule

Consultation uniquement, sans modification.

✓ Consulter les factures et devis
✓ Voir les clients
✓ Télécharger les documents
✓ Voir les rapports
✗ Créer ou modifier quoi que ce soit

Facturation par siège

Comment ça marche ?

Newbi utilise un système de facturation par siège (seat-based billing) :

Tarification

• Plan Pro : 29€/mois (1 utilisateur inclus)
• Collaborateur supplémentaire : +7,49€/mois par siège
• Proration automatique : Facturation au prorata du temps
• Ajout/suppression flexible : Modifiez votre équipe à tout moment

Exemple de facturation

Scénario

Vous avez un abonnement Pro à 29€/mois. Vous invitez 2 collaborateurs le 15 du mois.

• Base : 29€/mois
• 2 sièges additionnels : 2 × 7,49€ = 14,98€/mois
• Proration : ~7,49€ pour la période restante du mois
• Total mois en cours : 29€ + 7,49€ = 36,49€
• Mois suivants : 29€ + 14,98€ = 43,98€/mois

Gestion des sièges

Consultez et gérez vos sièges depuis le tableau de bord :

• Nombre de sièges utilisés / total
• Coût mensuel actuel
• Historique des ajouts/suppressions
• Prochaine facturation

Gérer les membres

Modifier le rôle d'un membre

Accédez à Dashboard > Collaborateurs
Cliquez sur le membre concerné
Sélectionnez "Modifier le rôle"
Choisissez le nouveau rôle
Confirmez la modification

Supprimer un membre

Cliquez sur le membre à retirer
Sélectionnez "Retirer du workspace"
Confirmez la suppression
Le siège est libéré immédiatement
Un crédit prorata est appliqué sur votre prochaine facture

Important

Lorsqu'un membre est retiré, il perd immédiatement l'accès au workspace. Ses documents (factures, devis) restent dans le workspace et sont toujours accessibles aux autres membres.

Transférer la propriété

Le propriétaire peut transférer la propriété du workspace à un autre membre :

Accédez à Paramètres > Workspace
Section "Propriété"
Cliquez sur "Transférer la propriété"
Sélectionnez le nouveau propriétaire (doit être Admin)
Confirmez le transfert
Vous devenez Admin, l'autre devient Owner

Changer de workspace

Si vous êtes membre de plusieurs workspaces, vous pouvez basculer entre eux :

Cliquez sur le nom du workspace actuel (en haut à gauche)
Une liste de vos workspaces s'affiche
Cliquez sur le workspace souhaité
L'interface se recharge avec les données du nouveau workspace

Notifications d'équipe

Restez informé des activités de votre équipe :

• Nouveau membre ajouté
• Membre retiré
• Rôle modifié
• Nouvelle facture créée
• Devis accepté/refusé
• Commentaire sur un document
• Mention dans une note

Sécurité et confidentialité

Isolation des données

Chaque workspace est complètement isolé :

✓ Données séparées par workspace
✓ Aucun accès croisé entre workspaces
✓ Permissions strictes par rôle
✓ Logs d'audit complets

Authentification

Sécurisez l'accès à votre workspace :

• Authentification à deux facteurs (2FA)
• SSO (Single Sign-On) - À venir
• Sessions sécurisées
• Déconnexion automatique

Erreurs fréquentes

Invitation non reçue

Cause : Email dans les spams ou adresse incorrecte

Solution : Vérifiez les spams, renvoyez l'invitation avec la bonne adresse

Impossible de supprimer un membre

Cause : Permissions insuffisantes

Solution : Seuls Owner et Admin peuvent supprimer des membres

Facturation incorrecte

Cause : Ajout/suppression de membres en cours de mois

Solution : La proration est normale, consultez le détail de la facture Stripe

FAQ

Ressources complémentaires

Abonnement - Gérer votre abonnement et facturation
Kanban - Collaborer sur des projets
Gestion des dépenses - Notes de frais d'équipe